No todas las reuniones necesitan ser una reunión
Llegas por la mañana, abres el calendario y ahí están.
Una reunión a las 9:00.
Otra a las 10:30.
Una “llamada rápida” antes de comer.
Y por la tarde, otra para revisar lo que probablemente ya revisamos en la mañana.
😅
Las reuniones forman parte de nuestro trabajo y, cuando tienen un propósito claro, pueden ser una de las maneras más rápidas de tomar decisiones, resolver problemas y alinear a varias personas.
El problema comienza cuando reunirnos se convierte en la respuesta automática para cualquier cosa.
Porque cada reunión tiene un costo que no siempre vemos.
No solamente son 30 minutos en nuestro calendario.
Si participan seis personas durante media hora, la organización utilizó en conjunto tres horas de trabajo.
Por eso quizá antes de preguntar:
“¿A qué hora hacemos la reunión?”
conviene hacernos otra pregunta:
“¿Realmente necesitamos reunirnos?”
No se trata de eliminar las reuniones
Una reunión puede resolver en veinte minutos algo que habría requerido una cadena interminable de correos.
Puede permitir escuchar diferentes puntos de vista.
Desbloquear una decisión.
Resolver una diferencia.
Coordinar a varias personas.
O simplemente conseguir que todos salgamos entendiendo exactamente qué sigue.
El objetivo, entonces, no debería ser tener menos reuniones solamente por tener menos reuniones.
Debería ser reservarlas para aquellos momentos en los que reunir a las personas realmente aporta valor.
Antes de agendar: prueba este pequeño árbol de decisión
La próxima vez que estés a punto de enviar una invitación, comienza por aquí:
¿Necesitamos tomar una decisión entre varias personas?
Sí → probablemente vale la pena reunirnos.
Cuando existen diferentes perspectivas, responsabilidades o información que debemos poner sobre la mesa para tomar una decisión, conversar directamente puede acelerar muchísimo el proceso.
No → hagamos la siguiente pregunta.
¿Necesitamos discutir algo, resolver diferencias o construir una solución juntos?
Sí → una reunión puede ser la mejor opción.
Hay conversaciones que simplemente funcionan mejor cuando podemos preguntar, responder, cuestionar y construir sobre las ideas de los demás.
No → continuemos.
¿Solamente necesito informar algo, compartir un avance o solicitar algo sencillo?
Sí → probablemente no necesitas una reunión.
Quizá sea suficiente con:
Un mensaje en Teams.
Un correo breve.
Un documento compartido.
Una actualización escrita.
O incluso un comentario dentro de la herramienta donde ya estamos trabajando.
La comunicación asíncrona permite que las demás personas reciban la información sin obligarlas a interrumpir lo que están haciendo exactamente en ese momento.
¿Todavía no sabes qué necesitas obtener de la reunión?
Entonces quizá todavía no sea momento de agendarla.
Primero define qué debería ocurrir como resultado.
Después decide si reunir a las personas es realmente la mejor forma de conseguirlo.
Y si la respuesta fue “sí, necesitamos reunirnos”…
Perfecto.
Ahora aparece una última pregunta:
¿Qué debería haber cambiado cuando esta reunión termine?
No necesitamos convertir cada junta en un proceso burocrático con formatos, reportes y quince campos que llenar después.
Pero sí deberíamos poder responder tres cosas sencillas:
¿Qué decidimos?
¿Qué sigue?
¿Quién es responsable?
Si terminamos una reunión y nadie puede responderlas, probablemente todavía no terminamos de resolver aquello para lo que nos reunimos.
También existe el famoso “¿tienes cinco minutos?”
Probablemente una de las reuniones más populares del mundo empresarial nunca aparece en el calendario.
“Oye, ¿tienes cinco minutos?”
Y todos sabemos que esos cinco minutos pueden convertirse fácilmente en veinte. 😂
No significa que debamos dejar de hablar con nuestros compañeros.
Las conversaciones espontáneas son importantes.
Pero también podemos comenzar a preguntarnos si aquello que necesitamos requiere interrumpir inmediatamente a otra persona o si puede esperar y resolverse de otra manera.
Porque una interrupción de cinco minutos no siempre cuesta solamente cinco minutos.
También existe el tiempo que necesitamos para recuperar la concentración y regresar a aquello que estábamos haciendo.
La tecnología también puede ayudarnos a no reunirnos
Tenemos más herramientas de comunicación que nunca.
- Teams.
- Correo.
- Documentos compartidos.
- Comentarios.
- Mensajes.
- Videollamadas.
- etc.
Pero tener más herramientas no significa que debamos utilizar todas al mismo tiempo.
La tecnología funciona mejor cuando nos permite elegir la forma más sencilla de resolver cada situación.
A veces será una videollamada.
A veces un mensaje.
A veces un documento que cada persona puede revisar cuando tenga oportunidad.
Y otras veces sí necesitaremos sentarnos juntos alrededor de una mesa.
La herramienta importa menos que la pregunta:
¿Necesitamos reunirnos para avanzar o solamente estamos reuniéndonos por costumbre?
El pequeño ejercicio de este lunes
Hoy prueba algo sencillo.
Antes de enviar tu próxima invitación, detente unos segundos y pregúntate:
¿Qué necesito conseguir con esta reunión?
Si necesitas tomar una decisión, resolver algo juntos o construir una solución, adelante.
Agenda la reunión.
Define el objetivo.
Invita solamente a quienes realmente necesitan participar.
Y procura terminar sabiendo qué sigue.
Pero si solamente necesitas compartir información…
prueba primero con algo más sencillo.
Quizá acabas de devolverle 30 minutos a varias personas.
Y también a ti.
Trabajar mejor también significa proteger el tiempo de los demás
En G4 Technology creemos que la productividad no debería medirse por cuántas herramientas utilizamos, cuántas tareas registramos o cuántas reuniones caben en nuestro calendario.
La tecnología y los procesos deberían ayudarnos a eliminar fricción y utilizar mejor nuestro tiempo.
Porque una buena reunión puede hacer avanzar muchísimo a un equipo.
Pero una reunión que no necesitábamos también ocupa el espacio en el que podríamos haber hecho aquello que realmente necesitaba nuestra atención.
Así que este lunes, antes de presionar “Enviar invitación”, prueba una última pregunta:
¿Realmente necesitamos esta reunión para avanzar?
