Antes de organizar tu semana, decide qué NO vas a hacer

Es lunes.

Abres el correo, revisas mensajes, miras el calendario y comienzas a recordar todo lo que quedó pendiente de la semana anterior.

Entonces hacemos algo casi automático:

agregamos más cosas a la lista.

Una llamada.

Un documento.

Una reunión.

Un correo que tenemos que responder.

Una idea que queremos desarrollar.

Otro pendiente que “no podemos olvidar”.

Y antes de comenzar realmente la semana, nuestra lista ya volvió a crecer.

Pero hoy queremos proponerte hacer exactamente lo contrario.

Antes de decidir qué vas a hacer esta semana, decide qué NO vas a hacer.

Una lista de pendientes también mejora cuando le quitas cosas

Organizarnos no consiste únicamente en acomodar mejor todas nuestras tareas.

También implica tomar decisiones sobre ellas.

Porque no todo lo que aparece en nuestra lista merece necesariamente nuestro tiempo esta semana.

Algunas cosas son importantes.

Otras pueden esperar.

Algunas podría resolverlas alguien más.

Y probablemente existen pendientes que llevamos semanas moviendo de un día a otro porque, en realidad, ya no deberían estar ahí.

Así que antes de agregar una tarea más, revisemos las que ya tenemos.

Haz un ejercicio de cinco minutos

Toma tu lista de pendientes y clasifica cada tarea utilizando solamente cuatro opciones:

1. HAZLO

Hay cosas que realmente necesitan tu atención.

Son importantes, tienen una consecuencia clara y probablemente están relacionadas con alguna de tus prioridades de esta semana.

No necesitan otra reunión ni otra semana en la lista.

Necesitan hacerse.

2. DELÉGALO

Que algo tenga que hacerse no significa necesariamente que tengas que hacerlo tú.

Pregúntate:

¿Soy realmente la persona que debería resolver esto?

Tal vez alguien de tu equipo tiene la información, capacidad o responsabilidad adecuada para hacerlo.

Delegar no significa olvidarse de una tarea.

Significa asignarla correctamente y darle seguimiento.

3. POSPÓNLO

También existen tareas importantes que simplemente no necesitan resolverse esta semana.

Y está bien.

La diferencia está en posponerlas conscientemente en lugar de permitir que aparezcan todos los días en nuestra lista generando la sensación de que estamos atrasados.

Ponles una fecha.

Sácalas de esta semana.

Y vuelve a ellas cuando realmente corresponda.

4. ELIMÍNALO

Esta probablemente sea la decisión más difícil.

Mira ese pendiente que lleva tres semanas pasando de lunes a martes, de martes a viernes y nuevamente al lunes siguiente.

Ahora pregúntate:

¿Qué pasaría si simplemente no lo hiciera?

Si la respuesta es “probablemente nada”, quizá acabas de encontrar algo que puedes eliminar.

No todos los pendientes necesitan terminarse.

Algunos necesitan desaparecer.

Ahora vuelve a mirar tu semana

Después de hacer el ejercicio, tu lista debería verse diferente.

No necesariamente vacía.

Pero sí más clara.

Ahora sabes qué necesita tu atención, qué puede resolver alguien más, qué puede esperar y qué simplemente dejó de tener sentido.

Y ahí aparece una diferencia importante:

tener menos cosas en tu lista no significa hacer menos.

Puede significar que estás utilizando mejor tu tiempo.

No protejas tus pendientes. Protege tus prioridades.

Hace unas semanas hablamos de comenzar el lunes definiendo tres prioridades en lugar de treinta pendientes.

Pero esas prioridades solamente funcionan si dejamos espacio para atenderlas.

Cada tarea que aceptamos ocupa una parte de nuestro tiempo.

Cada reunión.

Cada correo.

Cada “rapidísimo”.

Cada cosa que agregamos porque “de una vez hay que hacerlo”.

Por eso organizar una semana también significa decidir conscientemente a qué cosas vamos a decirles que no, al menos por ahora.

Tu ejercicio para este lunes

Antes de agregar algo nuevo a tu lista, dedica cinco minutos a revisar lo que ya tienes.

Y coloca cada pendiente en uno de estos cuatro lugares:

HAZLO
Lo necesita esta semana y necesita de ti.

DELÉGALO
Necesita hacerse, pero no necesariamente por ti.

POSPÓNLO
Es importante, pero no necesita tu atención ahora.

ELIMÍNALO
Si no hacerlo no cambia nada, quizá nunca debió seguir en la lista.

Después vuelve a mirar tus prioridades.

Probablemente tengas exactamente las mismas horas disponibles que hace cinco minutos.

Pero ahora tienes algo mucho más importante:

más espacio para utilizarlas bien.

Lunes de Productividad

En G4 Technology creemos que mejorar nuestra forma de trabajar no siempre requiere una nueva herramienta, aplicación o metodología.

A veces necesitamos algo mucho más sencillo:

detenernos, revisar y quitar lo que ya no aporta.

Porque antes de preguntarnos qué más podemos hacer, también vale la pena preguntarnos:

¿qué podemos dejar de hacer?