¿Tu empresa necesita un área de TI… o necesita que TI simplemente funcione?

Hay un momento en el crecimiento de muchas empresas en el que la tecnología comienza a ocupar más conversaciones de las esperadas.

Una computadora dejó de funcionar.

Hay que crear el correo de una persona nueva.

Alguien necesita acceso a una carpeta.

Una licencia está por vencer.

El Wi-Fi tiene problemas.

Hay que respaldar información.

Un proveedor necesita autorización.

Y entonces aparece una pregunta:

¿Ya necesitamos un área de TI?

La respuesta no siempre es sí.

Quizá la pregunta correcta sea otra:

¿Qué necesita nuestra empresa para que la tecnología simplemente funcione?

Tener tecnología no es lo mismo que administrar TI

Prácticamente cualquier empresa utiliza hoy computadoras, correo electrónico, almacenamiento en la nube, aplicaciones, redes y diferentes plataformas para operar.

Pero conforme la organización crece, también crece algo que no siempre vemos:

la responsabilidad de administrar todo ese entorno.

Ya no se trata solamente de reparar una computadora cuando falla.

Alguien necesita administrar usuarios, permisos, dispositivos, licencias, proveedores, respaldos, seguridad y eventualmente nuevos proyectos tecnológicos.

Y cuando nadie tiene claramente esa responsabilidad, suelen aparecer soluciones improvisadas.

“Pregúntale a quien sabe de computadoras”

En empresas pequeñas es completamente normal que la tecnología comience de manera informal.

Quizá alguien del equipo tiene mayor conocimiento técnico y termina ayudando a los demás.

Funciona durante algún tiempo.

El problema aparece cuando la empresa crece y esa persona comienza a convertirse, sin haberlo planeado, en el responsable de:

“¿Me ayudas con mi correo?”

“¿Sabes por qué no imprime?”

“Necesito acceso a esta carpeta.”

“¿Cuál es la contraseña?”

“¿Quién compró esta licencia?”

“¿Tenemos respaldo de esto?”

Cada solicitud individual parece pequeña.

Pero juntas pueden convertirse en una operación tecnológica que ya necesita estructura.

Entonces, ¿necesitamos contratar un equipo interno de TI?

Depende.

Un equipo interno puede tener mucho sentido cuando existe suficiente operación tecnológica para mantenerlo ocupado, cuando la empresa necesita atención permanente o cuando existen sistemas y procesos que requieren conocimiento profundo del negocio.

La gran ventaja es precisamente esa:

el equipo vive la operación todos los días.

Conoce a los usuarios, los procesos, los sistemas y las necesidades de la organización.

Pero construir un área interna también implica contratar diferentes conocimientos.

Porque una sola persona difícilmente puede ser especialista al mismo tiempo en soporte, redes, infraestructura, nube, seguridad, licenciamiento, proyectos y todas las tecnologías que una empresa pueda necesitar.

Ahí aparece otra alternativa.

¿Y si tercerizamos TI?

Tercerizar determinadas funciones permite acceder a especialistas sin necesariamente construir toda esa estructura dentro de la empresa.

Por ejemplo, una organización podría apoyarse externamente para cubrir:

• Soporte a usuarios.
• Administración de infraestructura.
• Redes y conectividad.
• Seguridad.
• Respaldos y continuidad.
• Administración de plataformas.
• Licenciamiento.
• Implementación de nuevos proyectos.
• Gestión de proveedores tecnológicos.

Esto puede ser especialmente útil para empresas que necesitan estas capacidades, pero todavía no justifican tener especialistas internos para cada una.

Sin embargo, tercerizar tampoco significa simplemente “entregarle las computadoras a alguien más”.

Un buen servicio debería entender el negocio, documentar el entorno, establecer responsabilidades y ayudar a tomar mejores decisiones tecnológicas.

Existe una tercera opción: combinar ambos modelos

Muchas empresas no necesitan elegir exclusivamente entre tener TI interno o contratar servicios externos.

Pueden hacer ambas cosas.

Un responsable interno puede conocer profundamente la operación y coordinar las necesidades del negocio, mientras especialistas externos complementan capacidades específicas.

Por ejemplo:

El equipo interno administra la operación cotidiana.

Un especialista externo participa en seguridad.

Otro proveedor administra determinada infraestructura.

Y un socio tecnológico apoya en nuevos proyectos o necesidades especiales.

Este modelo híbrido puede permitir que el conocimiento del negocio permanezca dentro de la organización mientras se incorporan capacidades especializadas cuando son necesarias.

La pregunta no debería comenzar con cuántas personas contratar

Antes de decidir si necesitas una, tres o diez personas en TI, puede ser más útil hacer otro ejercicio.

Pregúntate:

¿Quién atiende a nuestros usuarios cuando tienen un problema?

¿Quién administra nuestros accesos y permisos?

¿Quién verifica nuestros respaldos?

¿Quién se responsabiliza de la seguridad?

¿Quién controla licencias, equipos y proveedores?

¿Quién planea lo que necesitaremos tecnológicamente el próximo año?

Si existen respuestas claras, probablemente ya tengas una estructura, aunque sea pequeña.

Si muchas respuestas son “depende”, “no sabemos” o “lo ve alguien cuando sucede”, ahí existe una oportunidad para mejorar.

TI debería acompañar el crecimiento, no perseguir los problemas

No todas las empresas necesitan un gran departamento tecnológico.

Pero todas necesitan que ciertas responsabilidades estén cubiertas.

La estructura correcta puede ser interna, tercerizada o una combinación de ambas.

Lo importante es que la tecnología deje de depender únicamente de reaccionar cuando algo falla y comience a gestionarse como una capacidad que acompaña los objetivos del negocio.

En G4 Technology ayudamos a las organizaciones a entender sus necesidades tecnológicas y construir modelos de atención acordes con su operación, integrando capacidades internas, especialistas y servicios cuando son necesarios.

Porque quizá la pregunta no sea:

“¿Cuántas personas necesitamos en TI?”

Sino:

“¿Qué capacidades tecnológicas necesita nuestra empresa para operar mejor y seguir creciendo?”