Ya tienes Microsoft 365 Business: 8 herramientas que pueden hacerte trabajar menos, no más

Muchas empresas contratan Microsoft 365 Business por tres razones muy claras:

Correo electrónico, Office y almacenamiento en la nube.

Outlook para el correo.
Word para documentos.
Excel para hojas de cálculo.
PowerPoint para presentaciones.

Y quizá Teams para las reuniones.

Pero detrás de esas aplicaciones existe un ecosistema bastante más amplio. Microsoft actualmente incluye más de diez aplicaciones adicionales en varios de sus planes Business, además de servicios como OneDrive y SharePoint.

Cuando descubrimos todo lo que tenemos disponible, puede aparecer una nueva tentación:

“Hay que empezar a utilizarlo todo.”

Y ahí podemos cometer otro error.

Una herramienta deja de mejorar nuestra productividad cuando mantenerla actualizada genera más trabajo del que elimina.

Por eso no se trata de utilizar más aplicaciones.

Se trata de encontrar aquellas que realmente puedan quitarnos pasos, organizar mejor la información y simplificar nuestro trabajo.

Estas son ocho que vale la pena conocer.

1. OneDrive: tus archivos de trabajo disponibles donde los necesitas

OneDrive probablemente sea una de las herramientas más sencillas de aprovechar.

Permite almacenar, acceder, editar y compartir archivos desde distintos dispositivos. Los planes Business que Microsoft ofrece actualmente contemplan 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario.

En lugar de depender únicamente de:

“Lo tengo guardado en mi computadora.”

podemos comenzar a trabajar con archivos disponibles desde nuestra cuenta.

Úsalo cuando: necesitas trabajar con tus documentos personales desde diferentes dispositivos o compartirlos fácilmente.

No lo conviertas en: el lugar donde toda la empresa guarda indiscriminadamente información compartida.

Para eso existe otra herramienta.

2. SharePoint: cuando la información ya no pertenece a una persona, sino a la empresa

Existe una diferencia importante entre:

“Este es mi archivo.”

y:

“Este es el archivo de nuestro equipo.”

SharePoint permite crear sitios para compartir información, archivos y recursos dentro de una organización.

Procedimientos.

Formatos.

Documentación.

Políticas.

Material comercial.

Información de proyectos.

En lugar de depender de que determinada persona tenga “la última versión”, podemos crear espacios donde la información pertenece al equipo.

Úsalo cuando: varias personas necesitan consultar y colaborar sobre información común.

No lo conviertas en: cientos de carpetas sin estructura trasladadas directamente desde un servidor anterior.

Digitalizar el desorden sigue siendo desorden.

3. Teams: mucho más que videollamadas

Para muchas personas Teams significa:

“La aplicación donde tengo reuniones.”

Pero Microsoft lo plantea también como un espacio para chat, llamadas y colaboración.

Un equipo puede reunir conversaciones, reuniones, archivos y diferentes herramientas alrededor de un área o proyecto.

La ventaja aparece cuando dejamos de pensar:

“¿En qué aplicación estaba eso?”

y comenzamos a crear espacios alrededor de cómo trabaja el equipo.

Úsalo cuando: necesitas centralizar colaboración y comunicación.

No lo conviertas en: otro lugar donde replicamos absolutamente todos los mensajes que ya enviamos por correo y WhatsApp.

Más canales no necesariamente significan mejor comunicación.

4. Forms: deja de perseguir información por mensaje

Esta probablemente sea una de las herramientas más fáciles de incorporar.

Microsoft Forms permite crear formularios, encuestas y cuestionarios para recopilar información.

Pensemos en algo sencillo.

En lugar de recibir:

“Te paso los datos por WhatsApp.”

“Te mandé otra parte por correo.”

“Me faltó este documento.”

podemos crear un formulario.

Una solicitud de soporte.

Un registro de prospectos.

Una encuesta de satisfacción.

Una solicitud interna.

Un levantamiento.

Todos responden las mismas preguntas y la información comienza a llegar estructurada.

Úsalo cuando: necesitas recopilar repetidamente la misma información.

No lo conviertas en: un formulario de 47 preguntas para resolver algo que requería tres.

La facilidad también importa.

5. Microsoft Lists: cuando Excel empieza a convertirse en un sistema

Excel es extraordinariamente útil.

Precisamente por eso terminamos utilizándolo para casi todo.

Hasta que aparece:

“CONTROL_FINAL_v7_AHORA_SI_DEFINITIVO.xlsx” 😅

Microsoft Lists está pensado para realizar seguimiento de información y forma parte de las herramientas de administración de tareas e información disponibles en Microsoft 365 Business.

Puede servir para organizar:

Activos.

Incidencias.

Proveedores.

Solicitudes.

Inventarios sencillos.

Seguimientos.

Registros internos.

Úsalo cuando: varias personas necesitan consultar y actualizar información estructurada.

No lo utilices únicamente porque existe.

Si una hoja de Excel sencilla resuelve perfectamente el problema, quizá no necesitas cambiarla.

6. Bookings: termina con el “¿qué día puedes?”

Hay una conversación empresarial que probablemente todos conocemos:

“¿Puedes el martes?”

“No, ¿miércoles?”

“Miércoles después de las cuatro.”

“Yo solo puedo antes de las tres.”

“¿Jueves?”

😅

Microsoft Bookings está diseñado precisamente para facilitar la programación y administración de citas con clientes, usuarios o compañeros.

La persona puede consultar disponibilidad y seleccionar un horario permitido.

Úsalo cuando: constantemente coordinas citas, consultas, demostraciones, entrevistas o sesiones.

No lo necesitas cuando: agendar reuniones externas es algo excepcional.

Automatizar algo que sucede una vez cada seis meses tampoco necesariamente genera valor.

7. Power Automate: aquí empieza a desaparecer el trabajo manual

Esta es probablemente una de las herramientas más interesantes cuando pensamos en productividad.

Porque las anteriores organizan información.

Power Automate puede ayudar a que algo ocurra automáticamente cuando sucede otra cosa.

Microsoft documenta, por ejemplo, flujos con SharePoint para administrar aprobaciones, trabajar con archivos y Lists, generar recordatorios o mover información después de determinadas acciones.

Imaginemos:

Alguien llena un formulario.

↓

Se registra la información.

↓

Se notifica automáticamente al responsable.

↓

Se solicita una aprobación.

↓

Se almacena el documento correspondiente.

Eso comienza a parecerse menos a “usar aplicaciones” y más a diseñar un proceso.

Úsalo cuando: existe una tarea repetitiva y claramente definida que una persona realiza una y otra vez.

No automatices: procesos que todavía nadie entiende.

Automatizar un mal proceso solamente consigue que el problema ocurra más rápido.

8. Planner: úsalo cuando realmente necesites administrar tareas

Planner sí merece estar en esta lista.

Microsoft lo ofrece como una herramienta para organizar y coordinar tareas de equipo, y sus tareas pueden integrarse con otras capacidades del ecosistema Microsoft.

Pero aquí vale la pena hacer una distinción.

Un proyecto con:

Responsables.

Fechas.

Entregables.

Dependencias.

Seguimiento.

puede beneficiarse enormemente de una herramienta de administración de tareas.

Pero intentar registrar cada actividad que cada persona realiza durante cada momento del día puede generar el efecto contrario.

La herramienta que debía ayudarnos a trabajar termina convirtiéndose en otra tarea:

“Actualizar Planner.”

Úsalo cuando: el seguimiento aporta visibilidad y coordinación al equipo.

No lo conviertas en: un sistema donde actualizar el trabajo consume más tiempo que realizarlo.

¿Entonces cuáles deberías implementar?

Probablemente no las ocho.

Y esa es precisamente la idea.

Antes de activar una nueva herramienta, podemos hacernos tres preguntas:

1. ¿Qué problema estamos intentando resolver?

2. ¿Qué pasos manuales podríamos eliminar?

3. ¿Será más fácil para las personas trabajar después de implementarla?

Si no tenemos una buena respuesta para alguna de ellas, quizá todavía no necesitamos otra aplicación.

Primero el proceso. Después la herramienta.

Microsoft 365 puede convertirse en algo mucho más interesante que un paquete de aplicaciones de oficina.

OneDrive puede facilitar el acceso a documentos.

SharePoint puede organizar conocimiento.

Teams puede centralizar colaboración.

Forms puede estructurar información.

Lists puede organizar registros.

Bookings puede eliminar intercambios innecesarios.

Power Automate puede conectar procesos.

Y Planner puede ayudar a coordinar trabajo cuando realmente existe algo que necesita seguimiento.

Pero ninguna herramienta genera productividad simplemente por activarla.

En G4 Technology creemos que la transformación digital no consiste en llenar una empresa de aplicaciones.

Consiste en entender cómo trabaja actualmente, identificar aquello que genera fricción y utilizar la tecnología para hacer el proceso más sencillo.

Porque al final, una buena implementación tecnológica debería conseguir algo bastante simple:

menos pasos para hacer mejor el mismo trabajo.